「地域の方にワクワクしてもらいたい」と、イベントの企画をしようと考えたことはありませんか？多くの人が集まるイベントに憧れる方もいるでしょう。
しかし、はじめて地域イベントを開催するには勇気がいります。
「準備は間に合うのか」
「集客はどのようにしたらよいのか」
「果たして人は集まるのか」
と、不安になりますよね。
会場の準備や宣伝など、ひとりで行うには大変なことばかり。現実的に考えて尻込みをしてしまうこともあるでしょう。
実際に、わたしも信州に移住して「ヨガイベントをやりたいな」と考えましたが、なかなか実行に移せませんでした。
今回は、仲間と開催した「信州ヨガイベント」の実例を踏まえて、イベントの仲間探しから集客・開催まで、結果と反省点を含めてお伝えします。
この記事はアドビの「PDFの知恵袋」企画に参加しています。イベントの資料やチラシ作成方法もお伝えするので、ぜひチェックしてください。
はじめての地域イベントは不安しかない
イベントを企画するときは、人が集まるのか、協力者を見つけられるのかと不安になりますよね。なかなか企画の声をあげられない方もいるでしょう。
新しい企画のときは常に不安です。「ヨガのイベントは集まりが悪いことも多い・・・・・・」と考えすぎると何も進みません。
今まで開催したチーズやコーヒー、ヨガなどのイベントでは、カフェやレストランの協力もあり、幸い中止にはなりませんでした。
今回は、移住してはじめてのイベント開催です。会場が決まれば、心配していても、イベントの日はやってきます。イベント前日は、寝つけなかったのを覚えています。
地域イベントをはじめて企画！やるべきこと9選
不安な日々を打ち消すためには、入念な準備しかありません。ここからは、地域イベントの企画でやるべきことを紹介します。
地域イベントを企画したいと思っている方はぜひ読んでみてください。
1.一緒に運営する仲間を見つける
地域でイベントを開催するには、一緒に運営を担ってくれる仲間が必要です。ひとりで運営するには負担も多く、つらく感じてしまう可能性も。仲間がいれば安心できますよね。
仲間を集める方法は、
- 仕事仲間に話をする
- コワーキングなどで地域の仲間をふやす
- 地域で活動している団体・店などに知りあいをふやす
などです。
インスタライブやスペース（X：旧Twitter）などで、意気込みを語ってもよいかもしれません。まずは、やりたい気持ちを周りに伝えてみましょう。
わたしは実際に信州でヨガのイベントを開催するにあたり、現地で活躍するヨガインストラクターに声をかけて仲間を集めました。実は、移住してくる人が多い信州エリア。意外に賛同してくれるインストラクターがいて、ほっとしました。
2.Zoom会議でイベント概要を決める （時間・費用・特典など）
仲間が集まったら、さっそく会議を開きましょう。オンラインミーティングでかまいません。
はじめての会議では「なぜ、イベントを開催したいと思ったのか」という想いを、みんなにあらためて伝えます。参加者にも、自己紹介や意気込みを語ってもらいましょう。
その後は、
- ペルソナ設定
- 場所
- 開催日・時間
- 集客の手段
などのイベントの開催概要を話し合います。
ペルソナ設定は、〇〇市の人・40〜50代の人など、ざっくりでもよいから決めましょう。集客の手段や会場設備などを考えるときに必要です。
信州ヨガイベントでは、松本にいるヨガに興味ある人を発見することが目的。ペルソナは、ヨガに興味ありそうな年代や趣味を持つ人に絞りました。
3.勇気を持って場所を確保、日程を決める
イベントの開催で重要なことは「開催日と会場」の確保です。早めに候補日を決めて会場に問い合わせをしましょう。
はじめて使用する会場の場合は、先に下見しておくのがベストです。同時にイベントに必要なものをリストアップします。
イベントに必要なものリスト
- 会場の費用・支払日
- 設備（電源・水場・トイレ・音源・暖房器具など）
- イスや机の貸し出し
など。
信州ヨガイベントでは、着替え場所やエアコンの使用、音源などを使えるかをチェック。ペルソナを参考にキッズスペースや待機場所なども検討しました。
会場を押さえる際は、不安がある中でも、勇気を持って決めるしかありません。開催日が決まれば、あとはイベントに向かって全力で準備をすすめるだけです。
今回は、定期的にヨガレッスンを開催されている先生の提案で場所を決定しました。
4.イベントの企画書を作成する
開催日と場所の確保ができたら、イベントの企画書を作成します。企画書は、営業や宣伝へ行くときに便利なアイテムです。レンタルスペースではなく、カフェなど他店舗で開催する場合は、イベントの企画資料を求められることもあります。
企画書は、パワーポイントなどで、簡単に開催概要・目的・集客ターゲットなどをまとめましょう。
今回のヨガイベントでは作成していませんが、カフェでイベントを実施する際は必ず作成していました。
実際に過去イベントで作成した企画書
企画書は、パワーポイントで作成しPDFで出力。資料を印刷して持ち歩いていました。
しかし、カフェに提出するために用意したものの、一度資料を忘れて出てしまったことがあります。何かのときのためにと、Adobe Acrobat オンラインツールにアップしていて助かりました。
Acrobat オンラインツールは、アカウントを作成することでPDFをアップロードして保管できます。資料をコンビニで印刷し、問題なく提出できほっとしたできごとです。
また、イベント企画資料にギリギリで付け加えたいことがあれば「PDFを編集」を使って、オンライン上で書き加えられます。
キャッチコピーやコメントなどを、直前に付け加えたいときに活用しましょう。連絡先を忘れたときは、企画書に書いて渡せますね。
5.チラシ作成・SNS担当を決める
事前準備が進んできたところで、イベントの宣伝方法を確認しましょう。チラシ作成とSNS発信の担当者を決めます。
最低1か月前には告知できるように準備をすすめます。
チラシ作成
チラシに載せる内容は
- 開催日・時間
- 会場
- 費用
- プログラム
- 問い合わせ・申し込み方法
など。
チラシデザインは、デザインサイトなどを利用して作ります。多くの人が集まるように、キャッチコピーもつけたいですね。ChatGPTを使って、アイデアを出してもらうと簡単です。
印刷もオンラインで注文するだけ。最近は、PDFやJPGでデータを入稿できるので、安い印刷会社を探すのもおすすめです。
チラシは配る時間も考え、1か月半前には出来上がっているとスムーズです。今回のイベントでは、チラシ作成が遅れ、結局配ってもらう各インストラクターの手元に届いたのは2週間前でした。
SNSアップ
SNS投稿の作成は、チラシができあがるのと同時にすすめましょう。イベントの目的を伝えたり、当日のプログラムや出店者の紹介したりします。
今回は、Instagramを使ってインストラクターそれぞれが知りあいを紐づけ。SNS集客を行う余裕はなかったので、フォロワーはさほど増えませんでした。それでも、地域で活躍するインストラクターから連絡がきたり申し込みがきたりと、イベントの窓口となりました。
SNSにチラシをアップする際は、PDFからJPGに変換が必要です。
しかし、今回のイベントチームは全員ボランティア。頼み事は、気を遣うのも事実です。「わざわざ作成者に頼むのも悪いな」と遠慮している間に必要な作業が先延ばしになり、宣伝のスタートが遅れてしまっては元も子もありません。
そこで活用したのが、Acrobat オンラインツールの「PDFをJPG・PNGに変換」する機能です。
今回は、チラシデータをもらって、すぐにPDFをJPGに変換。加工アプリで9分割して、あっという間にInstagramにアップできました。Instagramでチラシなどを投稿したい場合は、9〜12分割して載せると見やすいですよ。
Acrobat オンラインツールでは、
- PDF資料の編集（「PDFを編集」機能）
- PDFから他のファイル形式：Microsoft Word、JPG、Excelなどに変更（「PDFに変換」機能）
- ページの並べ替え（「PDFのページを並べ替え」機能）
などを無料で使えます。
無料ツールは、どのサイトやアプリが信用できるのか、素人にはまったくわかりません。Acrobat オンラインツールは、PDFを開発したアドビが提供していて、セキュリティや品質面でも安心して使えるのでおすすめです。
6.出店者や協賛してくれる仲間を集める
イベントの規模によりますが、出店者や協賛を集めるのもおすすめです。出店者やキッチンカーを集めるには、出店依頼をダイレクトメールで送ったり、SNSで募集したりします。
食品系のお店を出店する場合は、保健所の許可を持っている出店者にお願いする必要があります。飲食の許可について詳しくない方は、保健所に問い合わせましょう。
出店者や協賛を探すときにも、イベントの企画資料は役に立ちます。チラシができていたら、企画書と一緒に渡すとよいでしょう。
今回のヨガイベントでは、来場者と一緒にスムージーを楽しめないかを検討しました。当日会場で作るのは難しかったので、参加者特典として、引換券をジューススタンドに作成依頼。引換券は事前に購入しました。
7.事前準備・お金の管理
イベント日が近づいてきたら、各所への連絡をあらためて行います。参加者や出店者、協賛者などに、必要な連絡とあいさつをメールで送りましょう。
お金の管理についても考えます。お釣りを用意する必要がある場合は、事前に銀行などで細かくします。
今回は、各インストラクターに参加希望の方の名前をあげてもらったり、当日何時入りできるのかをお互いに連絡したりしました。イベント規模も小さなものだったので、お金の用意はしませんでした。
8.イベント開催当日
当日は、イベントを楽しめるように準備をすすめます。会場設営（受付・案内）は、早めに終わらせましょう。
ときどき、思いもよらないことが起こります。「準備万端！」と営業前のカフェに行ったら、清掃業者がまだいたことも。担当者が変わり、テーブルやイスの移動などの話が通っていないこともありました。早めに会場に入り、確認をするのがおすすめです。
今回のイベントでは、朝の気温がかなり低くなりました。10月の松本は侮れません。
到着して、すぐにスタッフに話を伺います。レンタルスペースでは、ストーブが準備されていました。ストーブの利用には、追加料金を支払うだけだそうです。インストラクターの話し合いで、午前中は必要と意見がまとまりました。半日分の追加料金を支払い、部屋を温めます。
早めに到着しておけば、会場の方と話をする余裕が生まれ、不測の事態への対応もしやすくなります。結果、スムーズに準備をすすめられるでしょう。
9.イベント終了後
イベント終了後は、会場の片づけが待っています。掃除やゴミ捨てなどが必要な場合もあるので注意してください。
会場の費用など、建て替えていたものは、すぐ精算できるよう準備しておきましょう。大きなイベントで会計が必要となる場合は、後日精算で問題ありません。
朝から夕方まで丸1日行うイベントでは、出店者も疲れていますよね。イベントの打ち上げはせずに、みんなの意見を伺うだけでもよいでしょう。意見を参考に企画者だけで反省会をします。
今回のヨガイベントでは、片づけをしながらの反省会でした。LINEで話をすすめるのは「意見を言いにくかった」という声も。顔の見えない意見交換より、オンラインのミーティングを繰り返した方がよいことがわかりました。
松本で信州ヨガイベントを開催してみた！
今回イベントを実施した結果、ヨガだけでの集客力では弱い印象を受けました。何かのイベントやカフェなどの施設と一緒に開催をすると、人が集まりやすいかもしれません。イベントの認知を増やしていくことが、今後の展開の鍵となるのではと考えています。
集客の問題はありましたが、インストラクターの交流にもなり、楽しい一日でした。何より、ヨガを知りたいと受け放題プランで参加してくださった方がいたのがうれしかったです。
ヨガは健康を維持するのにおすすめのエクササイズ。より多くの人に「健康」を伝えるためにも、イベント開催はこれからも検討していきます。
次回は、温泉やカフェなど、どこか施設を活用して開催したいですね。
緊急事態宣言がはじまる前までは、ヨガの講師＆カフェのサーバーとして活動。さまざまなイベントが開催されるカフェで、ヨガやコーヒー、チーズなどのイベントを企画・実施。2021年から長野県安曇野市に移住。2022年9月から対面ヨガレッスン再開。2023年に仲間と「信州ヨガイベント」を実施。
